Работа с отчётами – важный аспект любого бизнеса. Грамотно составленная отчетность помогает лучше понимать текущую ситуацию, находить слабые места компании и улучшать бизнес-процессы. В этой статье мы расскажем, как сделать процесс создания отчетов проще и эффективнее.
Как создать эффективную систему управления отчетами?
Для начала важно реализовать правильный доступ к статистике. В Оки-Токи это можно сделать двумя способами:
- Применяя систему ролей и прав доступа, чтобы каждый получал только ту информацию, которая ему действительно нужна для выполнения задач. Больше о настройках ролей можно найти в блоге.
- Используя проекты. Если сотрудник не состоит в проекте, то просматривать данные он не сможет. Этот инструмент поможет поддерживать приватность, особенно если колл-центр предоставляет услуги нескольким заказчикам одновременно. Узнайте тонкости использования проектов для колл-центра в статье блога.
Система управления отчетами не будет эффективной, если процесс сбора данных не оптимизирован. В Оки-Токи есть более 36 различных отчетов, которые помогут получить всю необходимую информацию о работе колл-центра. Подобрать оптимальные отчеты для вашей компании поможет наша статья на блоге.
Чтобы видеть общую картину деятельности колл-центра, важно наблюдать за данными в реальном времени. В Оки-Токи онлайн — мониторинг реализован с помощью виджетов. Необходимые виджеты по очередям, автообзвонам, IVR и т.д. можно вынести на админпанель и быть в курсе любых изменений.
Какой софт или программы рекомендуются для работы с отчетами?
Оки-Токи — это полноценный софт для формирования отчетности, который помогает собирать и анализировать данные. Он прост в использовании и позволяет оперативно получать нужную информацию.
Но иногда можно прибегнуть к дополнительным программам для обработки и анализа данных.
Для работы с таблицами можно использовать:
- Microsoft Excel — инструмент для анализа данных, который позволяет, проводить расчеты и визуализировать данные с помощью графиков и диаграмм.
- Google Sheets — облачное решение для работы с таблицами, которое обеспечивает удобный доступ с любого устройства и возможность совместной обработки документации в реальном времени.
В Оки-Токи реализована ручная выгрузка в таких форматах: HTML, Excel, Google Sheets, что позволит быстро экспортировать данные и провести анализ в удобных для вас приложениях. А также это удобный способ обмениваться данными с коллегами, обеспечивая удобство и эффективность совместной работы.
Интеграция Оки-Токи с различными внешними системами через API открывает много возможностей для оптимизации бизнес-процессов. Это позволяет автоматически обмениваться данными между системами, с которыми работает компания. Интеграция с CRM, аналитическими платформами, системами управления проектами и другими инструментами способствует созданию единой экосистемы, где все данные синхронизированы и доступны в реальном времени.
В разделе Интеграции находится документация по АPI, где вы найдете все необходимые параметры настроек для передачи данных.
Как оптимизировать работу с отчетами?
Оптимизация процесса работы с отчетами напрямую зависит от правильности подбора инструментов. Оки-Токи предоставляет много полезных функций, которые упростят их создание.
Фильтры:
Каждый отчет Оки-Токи содержит основные и дополнительные фильтры. С их помощью можно сгруппировать информацию по работе колл-центра, конкретному бизнес-процессу или оператору. Выберите параметры для фильтрации и получите необходимые данные.
Отдельным инструментом в Оки-Токи реализован фильтр звонков. Его основная задача — скрыть не целевые звонки (тестовые, обучающие). Больше информации о его настройках и использовании в нашей статье блога.
Шаблоны:
Автоматизация работы с отчетами помогает ускорить обработку информации и уменьшить количество ошибок. Если вы собираете одинаковую статистику по колл-центру, например количество входящих звонков за вчерашний день — можно использовать шаблоны. Это сэкономит время, которое уходит на выбор параметров и заполнение нужный полей.
В Оки-Токи шаблоны разделены на три вида:
- личный — этот шаблон может использовать только пользователь, который его создал;
- общий — для создания таких шаблонов пользователю нужен специальный доступ. Для этого перейдите в раздел «Роли», выберите право «Управление общими шаблонами отчетов» и отметьте этот пункт галочкой;
- глобальный — в этом разделе находятся дефолтные шаблоны. Они содержат ту информацию, которая важна для большинства пользователей, обеспечивая быстрый доступ к ключевым данным.
Чтобы создать свой уникальный шаблон, выберите опцию «Создать новый шаблон». Задайте название и установите необходимые фильтры. После этого можно сохранить эти настройки и использовать их в будущем для быстрого создания отчетов.
Возможности экспорта:
В Оки-Токи можно выгрузить стенограммы и аудиофайлы на свой ПК или в облачное хранилище:
- Экспорт стенограмм реализован в формате HTML. Используя двустороннюю стенограмму можно получить текстовый формат разговора клиента и оператора. В Оки-Токи запись оператора транскрибируется по умолчанию и так же доступна для скачивания.
Стенограмма в Оки-Токи мультиязычная, и отображается в текстовом виде на разных языках. Это удобно, если колл-центр работает с иностранными клиентами. В односторонней, она фиксирует только сторону оператора — текст будет сформирован в зависимости от языка браузера пользователя.
- Привяжите облачный диск в разделе Интеграции/Внешние ресурсы для экспорта данных в хранилище. Выберите условия для загрузки аудиозаписей и автоматически получайте данные из Оки-Токи.
Загрузить аудиозаписи на ПК или на внешний диск можно из Журнала звонков. Для этого отберите звонки, установите способ скачивания по кнопке Экспорт и скачайте аудиофайлы.
Если нужно переслать отчет коллеге — скопируйте ссылку из адресной строки браузера и отправьте ее через любой доступный мессенджер или по электронной почте.
Оки-Токи способствует оптимизации создания отчетов. Простой и доступный функционал позволяет работать с данными быстрее и проще, минимизируя ошибки и обеспечивая доступ к важной информации.
Что такое автоматизированные отчеты и как они помогают в работе?
Это отчеты, которые создаются автоматически по заданному расписанию или при выполнении определенных условий. Это упрощает работу, так как не требует постоянного вмешательства человека для их подготовки.
В Оки-Токи есть Рапорты и конструктор Datamixer.
- Рапорт — отчет со сводными данными по основным процессам колл-центра за выбранный период. Для удобного отбора нужной информации мы разделили ее по таким секциям: Звонки, Автообзвоны, Пользователи, CRM, KPI, Чаты, Биллинг и т.д.
Каждая секция содержит разделы, которые можно использовать для детализации информации. Для создания перейдите в раздел Рапорты и выберите секции и разделы. Ваш отчет будет сформирован и отправлен на указанную электронную почту. Подробнее про Рапорты читайте в отдельной статье.
- Datamixer — конструктор, объединяющей в себе данные из разных разделов Оки-Токи. Datamixer может объединять информацию, создавая уникальные отчеты по вашим запросам.
Для формирования отчета, нужно перейти в раздел Ресурсы проектов/Datamixer. Выбрав необходимые параметры и поля из списка доступных, можно легко настроить инструмент под ваши нужды. Ссылка для скачивания сформированных данных придет на ваш на e-mail согласно выбранной периодичности.
NEW! В скором времени выйдет обновление этого инструмента. Datamixer изменится не только визуально, но и расширится его функционал. Два вида режима создания — базовый и продвинутый, новые поля отчетов, логирование изменений позволят создавать отчеты проще, а главное качественней.
Автоматизированные отчеты удобны для тех, кто хочет регулярно отслеживать производительность и эффективность без необходимости вручную собирать данные. Используя нужный временной период можно получать статистику работы колл-центра за последний час, день, неделю или месяц.
Оки-Токи предоставляет все необходимые инструменты, чтобы оптимизировать процесс работы с отчетами. Различные виды отчетов, автоматизация сбора и обработки данных, удобные фильтры и шаблоны, а также интеграция с внешними системами позволяют ускорить подготовку отчетов и повысить их точность. Эти возможности значительно упрощают формирование статистики. Точные и правильные данные помогают в управлении и развитии вашего бизнеса.
