Автоматические Отчеты для Колл-Центра

Система отчетности колл центра играет огромную роль в управлении. Она предоставляет информацию о работе вашей команды, позволяет быстро реагировать на изменения и следить за качеством обслуживания клиентов. Однако традиционные отчеты колл центра могут иметь свои недостатки. Рассмотрим, как автоматические рапорты в Оки-Токи могут упростить этот процесс.

Сложность и избыточность отчетов. 

Стандартные отчеты, представленные в виде таблиц и графиков, часто оказываются сложными для понимания. Их анализ требует времени и знаний в области специфики процесса. Это может вызвать недопонимание и лишнюю сложность.  

Представьте себе табличный отчет с множеством столбцов и строк, полным цифр и букв. Понять, что происходит, может быть непросто, особенно для новичков в команде.

Решение: Автоматические рапорты в Оки-Токи отображают информацию на понятном языке. Вы больше не будете путаться в цифрах и столбцах. Вместо этого, вы получаете четкий и ясный отчет о текущей ситуации.

Невозможность сводить данные из разных источников. 

Еще одной проблемой стандартных отчетов является отсутствие возможности объединить данные из разных частей вашей системы. Например, информация о продажах, загрузке операторов и коммуникациях может находиться в разных местах. Это требует ручного скачивания и суммирования данных, что часто приводит к ошибкам.

Например, вы хотите увидеть, как количество звонков влияет на производительность операторов. Для этого вам нужно сначала выгрузить данные о звонках, затем данные о работе операторов и, наконец, сравнить их в Excel. Это занимает много времени и может привести к ошибкам при сопоставлении.

Решение: Рапорты Оки-Токи, которые автоматически объединяют данные. Супервайзеру не нужно будет тратить время на ручное объединение отчетов. Вся необходимая информация доступна в одном месте.

Затруднения в предоставлении информации заказчикам. 

Часто бывает, что заказчики требуют регулярные отчеты о работе вашего колл-центра. Оки — Токи предоставляет автоматическую отправку отчетов по электронной почте, что упрощает взаимодействие с заказчиками.

К примеру, заказчик проекта хочет получать ежедневные отчеты о количестве обработанных звонков. Вы делаете это вручную каждый день, отправляя отчеты по почте. Это занимает время и может вызвать затруднения, если вы забудете отправить отчет.

Решение: Автоматические рапорты в Оки-Токи позволяют настроить регулярную отправку отчетов на почту заказчика. Вы выбираете частоту и формат отчетов, и система делает всю работу за вас. Забыть отправить отчет больше не страшно.

Функциональность рапортов в Оки-Токи

Давайте более подробно рассмотрим функциональность автоматических рапортов и их конкретные преимущества на примерах.

Отображение информации на понятном языке

Одной из ключевых особенностей автоматических рапортов в Оки-Токи является их способность представлять информацию на понятном языке. Забудьте о сложных таблицах и графиках, которые могут вызвать недопонимание. Вместо этого, автоматические рапорты предоставляют вам четкий и ясный анализ текущей ситуации в вашем проекте.

Пример: К примеру, представьте, что вы получаете автоматический отчет о работе вашей команды операторов. Вместо массы цифр и статистики, отчет дает вам следующее простой и понятный текст: “Обработали ХХХ звонков, что на 20% больше чем в предыдущий период. Топы лучших и худших операторов по различным показателям.”

Выбор необходимых секций и KPI

Другой важной возможностью автоматических рапортов является их настраиваемость. Вы можете выбирать необходимые секции отчета и ключевые показатели эффективности (KPI) в соответствии с вашими потребностями.

Пример: Вы хотите отслеживать эффективность вашего колл-центра. Вам нужно включить в рапорт следующие секции: “Работа автообзвона”, “Сведения о входящих и исходящих звонках”, “Статистика БП”, ”Международные показатели”, “Нормативы KPI”.

Регулярная отправка на почту

Еще одно преимущество рапортов от Оки-Токи — настройка отправки отчетов на вашу почту. Вы выбираете частоту отправки — каждый час, день, неделю или месяц — и рапорты будут доставлены вам автоматически.

Пример: Вы хотите получать ежедневные отчеты о количестве звонков, поступивших в  ваш интернет-магазина. Вы настраиваете автоматический рапорт на ежедневную отправку. Теперь у вас есть актуальная информация каждый день без необходимости ежедневного запроса.

Изучение динамики изменений ключевых показателей

С рапортами проще анализировать динамику изменений важных показателей колл-центра. Вы можете отслеживать, какие KPI повышаются, а какие требуют внимания и улучшения.

Пример: Вы настроили рапорт за месяц о производительности вашей команды. Сравнив данные за последний квартал, вы заметили, что время ожидания клиентов увеличилось в последний месяц. Это значит что, возможно, стало больше клиентов и вашей компании не хватает операторов, поэтому можно принять меры для улучшения этого показателя.

Создание своих собственных рапортов

И последнее, но не менее важное преимущество — возможность создавать собственные рапорты, собирая только ту информацию, которая вам действительно нужна. В Оки-Токи можно настроить рапорты так, чтобы они соответствовали вашим конкретным целям и задачам.

Пример: Вам нужно создать специальный рапорт для вашего генерального директора, который будет отображать только ключевые финансовые показатели. Вы выбираете необходимые секции: ”Данные об активности очередей”, ”Международные показатели”, “Затраты в Оки — Токи”, “Использование API” и “KPI” и создаете индивидуальный рапорт, который поможет вашему руководству принимать решения на основе полученных данных.

Преимущества автоматических отчетов от Оки-Токи 

Автоматические рапорты в Оки-Токи — это инструмент, который поможет не только собирать информацию, но и преобразовывать ее в сжатые и информативные отчеты. Это удобно, потому что информация становится понятной и полезной. 

Важно отметить, что автоматические рапорты в Оки-Токи предоставляют вам возможность выбирать, какие данные важны и какие отчеты нужны для вашего проекта. Это подобно настройке инструмента под ваши собственные потребности. 

Автоматические рапорты помогут вам в управление колл-центром. Они позволят получить информацию на понятном языке, объединять данные из разных источников, автоматизировать отправку отчетов и проанализировать динамику изменений ключевых показателей. 

Используйте автоматические рапорты от Оки-Токи – они не только упростят вашу работу, но и станут надежным помощником в ваших проектах.